Das Fahrtenbuch: Fahrten auflisten, Steuern sparen

Inhalt

• Das muss im Fahrtenbuch stehen
• Das Fahrtenbuch im Steuerwesen
• Das Fahrtenbuch richtig führen
• Ordnungsgemäßes Einreichen
• Fahrtenbuchmethode und Ein-Prozent-Regelung

Das Führen eines Fahrtenbuchs kann von einer Behörde nach Paragraph 31 a der Straßenverkehrszulassungsverordnung (StVZO) angeordnet werden. Die Anwendung dieses Paragraphen erfolgt dann, wenn ein Fahrer nach einem gravierenden Verkehrsverstoß nicht ermittelt werden konnte.

Der Halter des Fahrzeugs ist anschließend dazu angehalten, vor jeder Fahrt mit seinem Fahrzeug Name und Anschrift des Fahrers sowie das Kennzeichen und das Datum einzutragen. Nach dem Ende der Fahrt muss diese durch eine Unterschrift bestätigt werden.

Damit unterscheidet sich das Fahrtenbuch nach Paragraph 31 a der StVZO vom Fahrtenbuch, das von Finanzämtern gefordert wird.

Bei Zuwiderhandlungen sind Geldbußen von bis zu 100 Euro möglich, wenn der Halter einen Fahrer sowie die Fahrt nicht ordnungsgemäß in das Buch einträgt.

Das muss im Fahrtenbuch stehen

• Amtliches Kennzeichen: Durch die Angabe des Kfz-Kennzeichens lässt sich dein Fahrtenbuch genau einem Fahrzeug zuordnen.
• Kilometerstand: Hiermit wird die jährliche Fahrleistung des Fahrzeugs gemeint. Du musst also den Kilometerstand vom 1.1. des Jahres um 0.00 Uhr eintragen und vom Kilometerstand am 31.12. um 24.00 Uhr abziehen. Ein Beispiel: Beträgt dein Kilometerstand am Anfang des Jahres 32.000 Kilometer und am Ende des Jahres 45.000 Kilometer, beträgt deine jährliche Fahrleistung 13.000 Kilometer. Diese Zahl wird für die steuerlichen Berechnungen benötigt.
• Art der Fahrt: Steuerlich werden die einzelnen Fahrten mit dem Auto unterschiedlich behandelt. Deshalb musst du folgende Fahrten gesondert aufführen: betriebliche Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsort, Privatfahrten, Fahrten in Bezug zu anderen Einkünften sowie Fahrten bei doppelter Haushaltsführung.
• Ausführungen zu einzelnen Fahrten: Die steuerliche Berücksichtigung der einzelnen Fahrten erfordert, dass diese näher präzisiert werden. Bei Privatfahrten benötigst du in der Regel nur An- und Abfahrt, Fahrtziel sowie zurückgelegte Kilometer.
• Betriebliche Fahrten: Die Angaben bei betrieblichen Fahrten müssen sehr detailliert aufgeführt werden. Folgende Angaben werden vom Fiskus verlangt
• • Datum: Wann bist du gefahren?
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt: So kann die Fahrstrecke nachvollzogen werden.
  • Startort und Ziel: Wo hat die Fahrt begonnen und wo hat sie geendet?
  • Reiseroute: Hier musst du angeben, welchen Weg du gewählt hast. Damit soll eine unnötige Verlängerung der Fahrtstrecke vermieden werden.
  • Reisezweck: Das Finanzamt möchte hier wissen, warum du die Fahrt unternommen hast.
  • Kunde oder Geschäftspartner: Bei größeren Unternehmen ist es wichtig, den Ansprechpartner mit vollem Namen anzugeben, um Ungereimtheiten zu vermeiden.

Das Fahrtenbuch im Steuerwesen

Mit Hilfe eines Fahrtenbuchs können Steuerzahler die private Nutzung von der gewerblichen oder geschäftlichen Nutzung eines Fahrzeugs deutlich trennen. Dadurch kann das Finanzamt bei der Überprüfung der Steuererklärung die tatsächlichen Nutzungsanteile betrieblicher sowie privater Fahrten besser nachvollziehen.

Das Verwenden eines Fahrtenbuchs zu steuerlichen Zwecken ist in Paragraph 6, Absatz 1, Nr.4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.

Voraussetzung für die steuerliche Berücksichtigung des Fahrtenbuchs ist, dass das Buch ordnungsgemäß und lückenlos geführt wird.

Keine Pflicht, aber steuerliche Vorteile möglich

Steuerzahler sind nicht dazu verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Selbständige können zum Beispiel die sogenannte „Ein-Prozent-Regelung“ in Anspruch nehmen. Allerdings musst du dein Fahrzeug glaubhaft mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen. Bei einer überwiegend betrieblichen Nutzung wird das Fahrzeug steuerlich dem Betriebsvermögen hinzugerechnet.

Lohnenswert ist das Führen eines Fahrtenbuchs für Selbständige, um die private Nutzung des Fahrzeugs lückenlos zu dokumentieren. Auf diese Weise kannst du die tatsächlichen Betriebskosten detailgenau geltend machen.

Wenn die steuerliche Abrechnung zwischen privater und betrieblicher Nutzung eines Fahrzeugs unschlüssig erscheint, kann das Finanzamt eine detaillierte Auflistung aller Fahrten verlangen. In diesem Fall sind alle im Vorteil, die ohnehin ein Fahrtenbuch führen. Deshalb ist das Buch vor allem für Selbständige empfehlenswert. Gleiches gilt für Nutzer von Firmenwagen.

Das Fahrtenbuch richtig führen

Es gibt keine offiziellen Vorlagen oder Vordrucke für Fahrtenbücher. Dennoch verlangt der Fiskus, dass ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird.

Das Buch muss in Bezug auf Fahrten folgende Fragen schlüssig beantworten können:

• Wer?
• Wie?
• Wann?
• Warum?

Da es keine offizielle Vorlage gibt, entstehen immer wieder Rechtsstreitigkeiten. Folgende Anforderungen haben sich jedoch herauskristallisiert:

• Jede Fahrt muss dokumentiert werden. Wichtig ist dabei der Zweck.
• Abfahrtsort und Zielort müssen im Fahrtenbuch enthalten sein.
• Die Dokumentation muss zeitgerecht und fortlaufend erfolgen. Das heißt, dass nachträgliche Eintragungen nicht erlaubt sind.
• Das Fahrtenbuch muss eine geschlossene Form haben. Diese Form ist sowohl in digitaler Version als auch auf Papier möglich.
• Die Einträge im Fahrtenbuch müssen übersichtlich und deutlich lesbar sein.
• Abkürzungen für regelmäßige Fahrten oder Ziele sind zulässig.

Alternativen zum Fahrtenbuch aus Papier

Ein Fahrtenbuch muss nicht zwingend in Papierform geführt werden. Im Zuge der technischen Weiterentwicklung gibt es zum Beispiel auch Apps, welche bei der Erstellung eines Fahrtenbuchs helfen können. Die Daten aus einer Fahrtenbuch App wie zum Beispiel von wiso können anschließend direkt in das elektronische wiso Datenbuch importiert werden.

Elektronische Fahrtenbücher gelten vom Finanzamt als anerkannt, sollten Änderungen im Programm dokumentiert werden und auch zeitnah (innerhalb von 7 Tagen) eingetragen werden. Das stellt auch kein kein Problem mit der Steuer dar.

Weitere Möglichkeiten bietet auch die Kopplung von GPS-Daten mit dem Fahrtenbuch. So lassen sich die Wege exakt nachvollziehen und in ein Fahrtenbuch überführen. Die Nutzer müssen dann in einer Datei nur noch Daten zu besuchten Personen oder zum Fahrtzweck eintragen.

Bei elektronischen Fahrtenbüchern erkennt das Finanzamt teilweise spätere Eintragungen des Anlasses an. Hier darf bis zu einer Woche zwischen Fahrt und Eintragung liegen. Allerdings sollten sich Verbraucher nicht immer auf diese Möglichkeit verlassen.

Ordnungsgemäßes Einreichen

Das Fahrtenbuch wird mit der Steuererklärung wie andere Belege auch beim zuständigen Finanzamt eingereicht. Wenn ein elektronisches Fahrtenbuch geführt wurde, dürfen keine Änderungen möglich sein. Empfehlenswert ist es, die elektronischen Daten auszudrucken und einzureichen.

Wie wird ein Fahrtenbuch überprüft?

Die Finanzämter prüfen Fahrtenbücher regelmäßig im Rahmen von Stichproben. Hierbei werden zum Beispiel weitere eingereichte Belege mit den Angaben im Fahrtenbuch verglichen. Hierzu können Werkstattbelege, Termineintragungen, Tankbelege oder Spesenabrechnungen herangezogen werden. Der Vergleich ist relativ einfach, da auf jeder Rechnung ein Datum sowie eine Uhrzeit aufgeführt sind.

Reicht der Steuerzahler außerdem weitere private Unterlagen mit ein, aus welchen die Zeiträume für Urlaubsfahrten oder Wochenendausflüge hervorgehen, kann das Finanzamt diese Daten ebenfalls zur Plausibilitätsprüfung des Fahrtenbuchs nutzen.

Konsequenzen bei falscher Fahrtenbuchführung

Wenn das Finanzamt Unstimmigkeiten bei der Führung von Fahrtenbüchern feststellt, kann es den Steuerzahler automatisch in die Ein-Prozent-Regelung überführen. Sollten also Indizien dafür vorliegen, dass ein Fahrtenbuch Mängel aufweist, wird es als steuerlich unwirksam eingestuft.

Auf diese Weise können deutliche steuerliche Nachteile entstehen. Das gilt vor allem dann, wenn das Fahrzeug zu großen Teilen privat genutzt wird und es einen hohen Wiederbeschaffungswert hat.

Bei einer bewussten Fahrtenbuchfälschung droht eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung. Fahrtenbücher sollten deshalb immer korrekt und plausibel geführt werden. Für Steuerdelikte dieser Art sind Haftstrafen von bis zu fünf Jahren möglich.

Wenn du dein Fahrtenbuch verlierst, hast du keinen Nachweis für das Finanzamt, der deine Fahrten dokumentiert. Somit kann das Finanzamt die Auflistung der Fahrten nicht berücksichtigen. Dies gilt umso mehr, als dass Fahrtenbücher in der Regel nicht nachträglich erstellt werden dürfen.

Folgen bei einer Fahrtenbuch-Auflage

Wenn ein Fahrzeughalter das Fahrtenbuch verliert, obwohl die Verkehrsbehörde die Führung auferlegt hat, droht ein Bußgeld von 100 Euro.

Ist ein Fahrtenbuch Pflicht, bist du gemäß § 31 a Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung dazu angehalten, dies ordnungsgemäß zu führen.

Fahrtenbuchmethode und Ein-Prozent-Regelung

Der Gesetzgeber sieht neben dem Fahrtenbuch die sogenannte „Ein-Prozent-Regelung“ für die Geltendmachung von Betriebskosten vor. Diese Möglichkeit wird in Paragraph 6, Absatz 1, Nr.4 des EStG festgelegt. Demnach kann die private Nutzung eines Fahrzeugs mit einem geldwerten Vorteil von monatlich einem Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs angesetzt werden. Für diese Summe muss eine Einkommensteuer bezahlt werden.

Kostet ein Fahrzeug neu 40.000 Euro, werden zum Beispiel 400 Euro monatlich als geldwerter Vorteil für die private Nutzung versteuert. Die Ein-Prozent-Regelung kommt für Steuerzahler in Frage, die den Aufwand des Fahrtenbuchs scheuen und die ihr Fahrzeug sehr viel privat nutzen.

In diesen Fällen ist das Fahrtenbuch meist günstiger als die Anwendung der Ein-Prozent-Regelung:

• Geringer Anteil privater Fahrten.
• Hoher Listenpreis inklusive Sonderausstattung: Je höher der Preis des Fahrzeugs, desto höher ist der geldwerte Vorteil, der zu versteuern ist.
• Wenige Fahrten zur Arbeit.
• Hohe Rabatte bei der Anschaffung: Wurde das Fahrzeug mit hohen Rabatten gekauft, sind Steuerzahler bei der Ein-Prozent-Regelung im Nachteil, weil hier der Listenpreis angesetzt wird.
• Der Wagen ist in der Bilanz des Arbeitgebers bereits abgeschrieben.
• Es handelt sich um einen Gebrauchtwagen.
• Die jährliche Fahrleistung ist sehr gering.

Entscheidung hängt von individuellen Voraussetzungen ab

Welche Regelung von Steuerzahlern in Anspruch genommen wird, hängt vom tatsächlichen Nutzenvorteil ab. Konkret bedeutet dies: Wie viel Steuern können durch die Nutzung eines Fahrtenbuchs eingespart werden? Ist mir die Einsparung der damit verbundene Aufwand wert?

Rechenbeispiel:

Mit einem Fahrzeug werden pro Jahr 20.000 Kilometer zurückgelegt. Der Halter nutzt den PKW 15.000 Kilometer jährlich privat. Der Bruttolistenpreis des PKW beträgt 25.000 Euro. Er hat ihn aber für 16.000 Euro gekauft.

Dieser Betrag ist wichtig, weil er für die Berechnung der Abschreibung benötigt wird. Es wird davon ausgegangen, dass die Entfernung zwischen Zuhause und Arbeitsstelle fünf Kilometer beträgt und der Lohnsteuersatz bei 35 Prozent liegt.

Die Gesamtkosten für das Auto (Benzin, Wartung, neue Reifen, Versicherung) belaufen sich auf 4.000 Euro.

In diesem Fall müsste der Verbraucher mit der Ein-Prozent-Regelung Lohnsteuer in Höhe von 1.207 Euro, mit Fahrtenbuch 1.638 Euro bezahlen. In diesem Fall wäre die Ein-Prozent-Regelung günstiger.

Reduziert sich die private Nutzung auf nur 5.000 Kilometer und bleiben alle anderen Parameter gleich, entsteht ein komplett anderes Bild.

Mit der Ein-Prozent-Regelung wären dann immer noch 1.207 Euro Einkommensteuer zu zahlen, mit Fahrtenbuch jedoch nur noch 546 Euro.